Apakah Anda sedang berhubungan dengan teman baik Anda atau menjalin bisnis dengan rekan bisnis Anda, etika e-mail selalu diperlukan. Tetapi jika hal itu terjadi pada pekerjaan Anda, Anda harus ekstra hati-hati tentang bagaimana membuat dan mengirim pesan elektronik Anda tersebut.
Lupakan semua lelucon yang biasa Anda kirim dan terima, sekarang perhatikan pada hal-hal: Struktur kalimat yang kurang baik dan pemilihan kata yang kurang tepat. Tentunya, semua ini bukan masalah bisnis.
Jika Anda terbiasa melakukan bisnis lewat e-mail, berikut beberapa tips:
Jelas dan singkat
Bukankah Anda sangat tidak suka dengan e-mail panjang? Jika ya, barang tentu orang lainpun mungkin sangat membencinya. Sama seperti dokumen penting lain yang Anda kirim, Anda perlu membaca e-mail Anda kembali dan mengeditnya. Periksa apa yang telah Anda tulis dan hapus setiap informasi pengulangan.
Memasukan pokok masalah
Hal sederhana seperti tidak memasukan pokok masalah akan membiarkan penerima bertanya-tanya karena ratusan e-mail masuk setiap hari, sehingga pesan Anda dianggap biasa dan tidak mengenal seberapa penting pesan tersebut.
Jangan melibatkan diri sendiri
Ingat bahwa setiap pesan yang berasal dari Anda mempresantasikan diri Anda, jadi Anda tidak ingin menulis sesuatu yang kemudian menyesalinya, maksudnya jangan memasukan nomor-nomor rahasia yang hanya direncanakan untuk diketahui umum pada pertemuan berikutnya.
Profesional
Meskipun pesan online mungkin hampa perasaan, hal itu tidak berarti Anda merasa bebas untuk menggunakan perasaan. E-mail profesional harus tetap profesional. Selalu mengacu pada e-mail sebelumnya untuk memudahkan referensi.
Personalitas
Lengkapi dengan sentuhan personal untuk membuat style e-mail Anda sendiri, sisipkan ungkapan pribadi yang menjadi ciri diri Anda.
Jawab tepat waktu
Menjawab dengan cepat sama penting dengan menerima e-mail saat itu juga. Biasakanlah untuk menjawab tidak lebih dari 24 jam. Selalu mencoba untuk menghubungi setiap orang yang mengirim e-mail jika terdapat pesan penting dan segera mengeceknya.
Jika Anda akan ke luar kantor untuk beberapa lama, misalnya liburan, buatlah auto reply system agar pengirim tidak menunggu jawaban Anda terlalu lama.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar